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Vous souhaitez investir dans une GMAO ? Que ce soit à l’occasion d’une modification de process au sein de votre entreprise ou d’un changement de solution de GMAO, cette initiative présente de nombreux avantages. Souvent guidé par la volonté de réduire les coûts, d’optimiser les temps de maintenance ou encore d’améliorer la qualité des services, le choix du bon logiciel de GMAO est essentiel et doit être adapté au secteur d’activité. 

 

Si l’implantation d’un logiciel de maintenance GMAO s’avère souvent complexe, un service de Field Service Management peut prendre le relai et s’occuper de la gestion de la GMAO dans votre entreprise. Majikan vous donne donc les informations nécessaires pour choisir un logiciel de maintenance GMAO. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de maintenance GMAO ?

Le logiciel de GMAO est un outil qui facilite la gestion de maintenance de l’ensemble du parc d’équipements d’une entreprise. À l’aide de plusieurs fonctionnalités, le logiciel de maintenance assure le plan de maintenance préventive et corrective des différentes infrastructures, mais aussi la gestion des stocks et de tout ce qui peut améliorer l’organisation et la prise de décision. 

Les fonctionnalités utiles d’un logiciel de maintenance GMAO

Dès lors qu’une entreprise possède des équipements à entretenir, elle peut potentiellement avoir besoin d’un logiciel de maintenance GMAO. Les fonctionnalités les plus courantes de la GMAO demeurent la gestion :  

  • Des parcs d’équipements : référencement, emplacement ou localisation, inventaire… ;
  • De la maintenance : bon de travaux, temps prévisionnel, ressource nécessaire… ;
  • Des stocks et des achats : nomenclature, inventaire et réapprovisionnement des pièces …) ;
  • De demande d’intervention : préventive ou corrective, réglementaire, travaux neufs … ;
  • Du planning de charge : temps de présence ou d’absence des équipes ou services.

À chaque domaine d’activité sa GMAO

Chaque domaine d’activité suit un plan de maintenance qui lui est propre. Il est tout à fait légitime que certaines fonctionnalités profitent davantage à un domaine d’activité plutôt qu’à d’autres secteurs. Le choix d’un logiciel de maintenance GMAO demeure complexe et nécessite d’avoir des objectifs clairs et des prévisions de résultats mesurables.  

A l’instar de la maintenance industrielle, un secteur toujours plus concurrentiel, les fonctionnalités spécifiques de la GMAO peuvent être centrées sur la sécurité et la maîtrise des coûts. Elle doit alors être capable de prendre en compte les contraintes de production, la planification de la chaîne de maintenance (habilitation des intervenants, disponibilité et coûts des pièces de rechange, etc) sans oublier le suivi le contrôle de conformité et de mise aux normes des équipements.  

Un autre exemple dans le secteur du service après vente (SAV), la GMAO permettra également de gérer les parcs de véhicules, la facturation des prestations ou des interventions, etc.  

Un logiciel de GMAO pour la gestion du patrimoine immobilier

La gestion d’un parc immobilier est un secteur d’activité où la GMAO prend tout son sens. L’entretien de bâtiments industriels ou tertiaires demande de gérer de nombreux points essentiels au bon fonctionnement des installations et équipements.  

Que ce soit la maintenance des équipements de chauffage, de ventilation, de climatisation, le contrôle des installations de sécurité et d’incendie, ou encore des travaux sur la structure du bâtiment, un logiciel de GMAO peut prendre en charge chaque étape en tenant compte de la fréquence, du type d’intervention (maintenance, réparation…) et des techniciens attitrés.  

Grâce à un logiciel GMAO, les gestionnaires et/ou le facility management peuvent recenser l’intégralité du patrimoine immobilier et des installations techniques, gérer facilement les contrats des sous-traitants et prestataires multiservices et suivre des indicateurs de performance.  

C’est également un excellent outil pour garantir la traçabilité de l’activité, suivre des indicateurs de performance, générer des rapports d’analyse pour faciliter la prise de décision.  

Choix du logiciel de GMAO par les parties prenantes

Le choix d’un logiciel de maintenance GMAO ne peut être unilatéral, car cette solution va avoir une influence sur le travail des collaborateurs concernés. Bien souvent, l’étape de transition la plus compliquée est de demander aux utilisateurs , qui ont des habitudes et des méthodes de travail bien ancrées, de renseigner efficacement le logiciel.  

La meilleure manière de choisir un logiciel de GMAO est de définir un cahier des charges basé sur les attentes et besoins de l’entreprise en générale et des différentes personnes impliquées en particulier :  

  • Les responsables de maintenance qui ont besoin de connaître l’états des équipements et garantir leurs bon fonctionnement ;
  • Les techniciens qui ont besoins d'accéder rapidement aux informations pour intervenir efficacement sur les équipements ;
  • Les personnes qui sont susceptibles de déclarer un incident ou de demander une intervention des services techniques ;
  • Les acheteurs qui ont besoin de connaître l’état des stocks pour anticiper les commandes;

Il est alors primordial d’élire un chef de projet pour assurer une communication régulière avec l’équipe et le reste des services généraux. En déterminant des objectifs simples, à court terme, et en communiquant sur les retombées positives de chacun d’eux, les utilisateurs constateront l’utilité et le bienfait de leurs efforts, et la transition vers la GMAO sera forcément une réussite. 

Choisir une solution de Field Service Management plutôt qu’une GMAO ?

Un logiciel de maintenance GMAO demeure très complexe et dispose de nombreuses fonctionnalités parfois sous-exploitées par les entreprises, ou qui ne leur sont, au contraire, pas du tout utiles.  

D’après une étude de l’AFIM menée par Damien VUJICIC et David DIJON, dans le cadre des Clubs Junior Maintenance, il a été démontré qu’en moyenne, seuls 20 % des paramètres des logiciels de maintenance GMAO sont utilisés.  

Quand on considère le coût d’un tel investissement, ajouté à la formation des équipes ainsi qu’à l’implantation et à la mise en place du service, le choix d’une solution de Field Service Management (FSM) semble être une solution à privilégier.  

Facile à mettre en place et plus économique, une solution de FSM peut offrir des fonctionnalités vraiment utiles à votre activité tout en proposant des modules dédiés à l’ensemble des intervenants dans un même processus digitalisé :  

  • Une application ou un portail web pour les clients (internes et/ou externes) de signaler des dysfonctionnements sur les infrastructures ; ou les capteurs et objets connectés qui émettent des alertes ;
  • Un portail d’administration pour le chargé de compte responsable de la validation, de la planification et du suivi d’une intervention technique ;
  • Une application mobile métier pour les techniciens de maintenance pour recevoir leur planning et saisir leurs comptes rendus d’interventions dématérialisés ;
  • Un module pour les responsables des services techniques qui pilotent la performance et la qualité.
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