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L’application Majik’Cloud est une aubaine pour les ordonnanceurs, les managers opérationnels et responsables de services qui cherchent à planifier et à piloter des opérations terrain en temps réel. Le suivi et la gestion des intervention et des services sont considérablement facilités tout au long de leurs journées de travail :

  • planification assistée et optimisée;
  • Gain de temps ;
  • Fluidité dans l’échange d’informations ;
  • Suivi de l’activité en temps réel
  • Dématérialisation des bon et comptes rendus d’intervention

Réceptionner les signalements et demandes d’interventions

Lors de sa connexion au portail Majik’Cloud, le manager prend connaissance des différentes demandes d’interventions ou signalements remontés et centralisés dans le logiciel de planification d’itinéraire et de gestion des interventions. Ces demandes peuvent provenir de différentes sources :

  • Des outils métiers client comme une GMAO;
  • Des logiciels de gestion relation client ou citoyens (CRM ou GRC) ;
  • Des applications développées par Majikan (Majik’Signal, Majik’Mobile…).

L’ensemble de ces demandes requiert une attention méticuleuse de la part du manager qui doit repérer les situations importantes, voire urgentes.

Trier et planifier les interventions

Puisqu'ils travaillent perpétuellement avec les équipes sur le terrain, le manager d’une équipe opérationnelle et l’ordonnanceur se chargent d’assigner et planifier les différentes tâches et interventions aux techniciens. Il est aidé par le système qui n’affectera que des interventions reliées aux domaines de compétences des agents.

Majik'Cloud suivi des interventions

Ainsi, via l’application web Majik’Cloud, les utilisateurs peuvent:

  • Compléter les demandes avec des informations manquantes ;
  • Supprimer une demande en doublon ou d’ores et déjà en cours de traitement ;
  • Préciser le motif de l’intervention grâce à une liste paramétrable sur l’application (relamping, maintenance chaudière, dégagement de voie…).

Majik’Cloud offre la possibilité d’avoir un visuel sur les compétences et disponibilités des techniciens, facilitant ainsi le pilotage de l’équipe opérationnelle.

Ce logiciel de planification est donc une aide précieuse pour la gestion des services sur le terrain. Le Field Service Management (FSM) devient plus fluide, car le technicien reçoit directement ses interventions et le détail de sa tournée via l’application Majik’Mobile avec des informations sûres récapitulées dans une feuille de route (date, adresse, contact client, motif d’intervention, équipement nécessaire...). Celles-ci sont vérifiées en amont par le manager avant qu’il n’affecte les interventions selon les disponibilités et compétences de chacun, de façon manuelle ou semi-automatisée.

Suivre les interventions et les opérations sur le terrain

Le manager suit en temps réel les opérations effectuées ou en cours d’intervention. Pour ce faire, la dématérialisation de son tableau de bord, du planning ainsi que de sa carte d’intervention lui permet de suivre chaque l’activité de chaque technicien. Un système de géolocalisation est également disponible avec un report en temps réel des interventions et des techniciens sur un fond cartographique.

Majik'Cloud suivi des interventions

De ce fait, il garde un œil sur l’avancée des opérations et peut modifier la planification des interventions en fonction des aléas et des urgences. Dans le cas d’interventions imprévues, mais effectuées, le technicien peut faire remonter un rapport d’intervention à son manager qui le reçoit en direct. Ce dernier peut aussi vérifier la performance des équipes sur plusieurs critères :

  • Taux de charge global ;
  • Disponibilité des agents ;
  • Taux de réalisation des interventions, etc.

Il dispose d’une vue comparative grâce à un planning prévisionnel type Gantt et sait exactement ce que chaque technicien doit réaliser. Grâce à un affichage cartographique, le manager :

  • Affine la pertinence des opérations attribuées ;
  • Les compare, notamment en matière de trajets effectués ;
  • Assure l’optimisation de son plan de tournée global;
  • Compare les planning/tournées prévus et réalisés.

Informer les utilisateurs sur l’avancée des opérations

Le logiciel de gestion d’intervention et de maintenance Majik’Cloud possède deux niveaux de suivi distincts, dont le tableau de bord de pilotage de l’activité en temps réel expliqué ci-dessus. L’autre niveau de suivi se trouve dans le reporting personnalisé pour chaque client en fonction de leurs besoins et de leur spécificité métier. Ce reporting d’activité s’actualise en temps réel et affiche des indicateurs-clés de performance ad-hoc comme :

  • Le temps d’intervention par famille d’activité ;
  • Les types d’interventions filtrables (par intervenant, catégorie, etc.) ;
  • Un « mapping », ou vision cartographique des activités menées par chaque équipe...

À la fin de la journée, le manager aura une visibilité sur l’ensemble des opérations qui ont été réalisées et celles qui restent à planifier. Par exemple, une intervention qui n’a pu être effectuée par manque de temps pourra être planifiée pour le lendemain, voire être attribuée à un autre technicien.

Majik'Cloud rapport activité

Les avantages du portail Majik’Cloud pour les utilisateurs et leur organisation

Du côté du manager, notre logiciel de gestion et d’optimisation des tournée est une source considérable de gain de :

  • Praticité : gain de temps dans la planification et l'optimisation des tournées d’intervention, création et personnalisation de rapports d’activité dynamiques… ;
  • Contrôle et suivi : suivi de l’avancement en temps réel, visibilité globale des plannings… ;
  • Transparence et efficacité : traçabilité des informations, meilleure communication… ;
  • Flexibilité de gestion : mesure des performances, meilleure anticipation, etc.

Du point de la collectivité ou entreprise utilisatrice, notre outil de planification constitue également un avantage considérable en matière de :

  • Décisions : réactivité des services et meilleure évaluation des besoins (charge et capacité)… ;
  • Optimisation : meilleure planification, diminution des temps de trajets et donc des coûts kilométriques… ;
  • Efficacité: meilleur efficacité des utilisateurs (agents mobiles, manager opérationnels et ordonnanceurs) et gain de productivité
  • Moyens et communication : modernisation des outils (technologies cloud et mobile), valorisation des services...

Un tel outil représente donc un moyen durable de simplifier et fluidifier le travail de chacun au sein d’une organisation, et ce, à tous les niveaux. La digitalisation des processus de gestion des interventions et des services sur le terrain vient donc faciliter la tâche des managers, des responsables de services techniques ainsi que des techniciens eux-mêmes.

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