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Communauté d'agglomération d'Alès

EXTERNALISATION DE LA PLANIFICATION DES INTERVENTIONS DU SERVICE PATRIMOINE D’ALÈS AGGLOMÉRATION

Créée le 1er janvier 2013, Alès Agglomération regroupe aujourd’hui 73 communes et compte 132 000 habitants. Elle représente ainsi la deuxième intercommunalité du Gard et la cinquième de la grande région Occitanie.

Inscrite dans un projet de territoire ambitieux tourné vers l’avenir, l’agglomération alésienne se positionne comme un territoire pionnier et innovant, plaçant le citoyen au centre de ses préoccupations.

Projet avec Majikan :

Parmi les compétences exercées par Alès Agglomération figure la gestion et l’entretien du parc immobilier des communes qui la composent. Dans le but d’optimiser les interventions de maintenance opérées par sa Direction du patrimoine, l’agglomération a choisi de s’appuyer sur un service support proposé par Majikan et adapté à ses besoins afin d’augmenter l’efficacité et la réactivité du service.

LE DÉFI

Tracer et traiter les demandes des usagers le plus tôt et le plus efficacement possible

L’agglomération assure en régie la gestion et la maintenance de son patrimoine immobilier. Pour offrir un meilleur accueil aux usagers au sein des bâtiments, un numéro vert est mis à la disposition des habitants. Il leur permet de signaler, entre autres, les problèmes liés aux installations et équipements nécessitant une intervention à caractère ponctuel et urgent. Chaque demande fait l’objet d’une fiche d'intervention qui sera alors transmise auprès des services concernés par la demande.

Objectifs :

Pour tracer et traiter les demandes des usagers avec réactivité et efficacité, le service délivré par Majikan permet à la Direction du patrimoine d’Alès Agglomération de :

  • centraliser les demandes et optimiser le planning des agents sur le terrain;
  • faciliter le travail de coordination des responsables d’équipe ou contremaîtres;
  • avoir une vision fonctionnelle et temporelle du travail réalisé sur le terrain;
  • moderniser et optimiser son mode de fonctionnement.

Périmètre du projet :

Le service mis en place au sein de la Direction du patrimoine d’Alès Agglomération profite à une équipe de 50 personnes en charge de la maintenance et de l’entretien de plus de 500 bâtiments communaux. Ce sont des contremaîtres et agents d’interventions, réparties dans différents services (études ou maintenances).

LA SOLUTION

Un service de gestion et d'optimisation des interventions de maintenance et d'entretien des bâtiments

Pour accompagner Alès Agglomération dans sa volonté de réactivité et d’efficacité dans la gestion des interventions de maintenance de son patrimoine, Majikan a déployé un service clé en main qui comprend :

  • Une solution de mobilité et de suivi de l’activité incluant l’application mobile d’aide à la réalisation des interventions pour les agents terrain Majik’Mobile couplée à un portail de suivi de pilotage de l’activité et de reporting pour les responsables de service et contremaîtres.
  • Un service de planification et de suivi des interventions terrain assuré par les ordonnanceurs de Majikan grâce à la plateforme Majik’Optim pour la planification opérationnelle et l’optimisation géographique des tournées des agents sur le terrain. Cette plateforme communique en temps réel avec l’application Majik’Cloud utilisée par la collectivité.

Phases de déploiement :

Le déploiement des applications s’appuient sur une méthodologie flexible adaptée aux enjeux du client dont les principales étapes concernent le cadrage technique et fonctionnel, l’implémentation, la mise en production sur un pilote avant le déploiement complet ainsi que la formation des utilisateurs selon leur profil (chefs de service, agents) et leur aisance avec les outils technologiques.

Avant la reprise de la planification par les ordonnanceurs de Majikan, ces derniers ont suivi une formation sur la solution de gestion de la relation citoyen utilisée par l’agglomération. Cela leur permet de s'imprégner du processus métier de son client et d'homogénéiser les pratiques.

Majikan assure un accompagnement du client avant, pendant et après le déploiement. Au terme de la mise en œuvre opérationnelle du service et des outils informatiques, des réunions régulières sont programmées afin de traiter rapidement les éventuels points de blocage tout en identifiant de nouveaux besoins.

“Les améliorations se constatent chaque semaine qui passe”

ont précisé les contremaîtres d’Alès Agglomération à l’issue de ces réunions.

Avantages de la solution :

Les fonctionnalités offertes par la solution de mobilité de Majikan présentent de nombreux avantages aux différents utilisateurs.

Le portail Majik’Cloud permet à la direction du patrimoine et des contremaîtres de :

  • gagner du temps lors de création des différents types d’interventions (maintenance préventive et corrective, interventions urgentes, travaux) ;
  • avoir une visibilité globale des plannings et de la charge des services et des agents ;
  • suivre l’état d’avancement des interventions et contrôler leur bonne réalisation en temps réel ;
  • créer et personnaliser des rapports d’activités dynamiques (par service, par nature d’intervention, par site…) ;
  • améliorer la prise de décision dans l’évaluation des besoins de demain tant humains que structurels.

Pour les agents de maintenance des bâtiments, l’application Majik’Mobile contribue à faciliter leur travail sur le terrain en leur permettant de :

  • avoir plus d’autonomie en ayant une visibilité sur leur plannings à la journée ou à la semaine ;
  • valoriser leur travail au quotidien et d’être plus réactif en étant averti d’une intervention à réaliser en urgence ;
  • simplifier la remontée d’informations et la clôture des fiches d’intervention grâce à des comptes-rendus d’interventions dématérialisés (saisie textuelle ou vocale, possibilité de joindre des photos…) ;
  • relever automatiquement le temps passé à la réalisation de l’intervention ainsi que le temps de trajet effectué.

Fonctionnement du service

 

A partir du “logiciel de proximité” utilisé par Alès Agglomération pour enregistrer les demandes des citoyens usagers, ce sont 200 fiches d’interventions, dédiées au service patrimoine, qui sont importées chaque semaine dans le dispositif de planification Majikan.

Ces fiches sont qualifiées par les contremaîtres via le portail Majik’Cloud  puis planifiées par des ordonnanceurs Majikan.

Les agents en charge de la maintenance des bâtiments reçoivent par la suite les plannings et feuilles de routes dématérialisés.

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