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Communauté de Communes Sud Roussillon

AMELIORER L'EFFICACITE OPERATIONNELLE ET LA TRACABILITE DE L'ACTIVITE DE LA REGIE D'EAU ET D'ASSAINISSEMENT EN CAPITALISANT SUR LES DONNEES D'EXPLOITATION ET LES REMONTEES DU TERRAIN

Située dans la Région Occitanie, la régie de la Communauté de communes Sud Roussillon s’engage à offrir un service de qualité dans la gestion d’eau potable et d’assainissement des six communes qui composent son territoire. L’affluence touristique multiplie sa population par quatre en période estivale. Ce qui implique une organisation et une réactivité à toute épreuve afin de garantir à l’ensemble de la population des services de qualité.

LE DÉFI

Rendre l’organisation plus souple et plus réactive en s’appuyant sur les données d’exploitation et les remontées du terrain

Pour atteindre l’excellence opérationnelle, offrir de meilleurs services aux 23 200 habitants du territoire, et tracer son activité, la régie d’eau et d’assainissement de Sud Roussillon cherche à intégrer des innovations technologiques dans la gestion quotidienne de ses opérations.

Le but étant de rendre l’organisation plus souple, plus réactive et plus efficace en s’appuyant sur l’exploitation du plein potentiel des données terrain. La remontée en temps réel des informations sur les travaux et interventions opérés par les techniciens devient alors une priorité pour la régie.

Périmètre du projet :

Relever ce défi implique en premier lieu le concours du Service eau et assainissement qui assure les opérations de maintenance et les travaux sur les infrastructures, les ouvrages, le réseau ainsi que les diverses interventions chez les usagers. Ce service de 22 personnes (19 agents techniques, 2 chefs d’équipes, un manager opérationnel) est composé de deux équipes : une équipe « Réseaux et Travaux » et une équipe « Usines ». Le service d’accueil usager (2 personnes en charge de la relation avec les usagers) qui centralise environ 80% des demandes impliquant des interventions de technicien fait également parti du périmètre de déploiement.

LA SOLUTION

Une plateforme digitale pour la gestion des demandes multicanales, la planification et la traçabilité des interventions techniques en temps réel

La Communauté de communes de Sud Roussillon a choisi Majikan pour l’accompagner dans sa démarche d’excellence opérationnelle, de traçabilité des opérations et de transparence dans un but de valorisation du service. Un choix motivé, non seulement, par les apports de la solution Majikan mais aussi par son expérience dans la conduite de projet de transformation numérique des services techniques des collectivités.

Il s’agit d’une solution cloud et mobile dédiée à l’optimisation de la gestion des équipes et du pilotage des interventions multi-sites sur un patrimoine. Son utilisation assure à la régie d’eau de :

  • Digitaliser le processus de gestion des ordres de service d’intervention et d'automatiser le traitement de certaines tâches opérationnelles ;
  • Industrialiser la collecte instantanée des informations de l’exploitation et enrichir les référentiels du service ;
  • Avoir une visibilité globale et une traçabilité des interventions et travaux réalisées par les 19 agents techniques sur l’ensemble du territoire, mais également donner aux agents les moyens d’être plus efficaces et autonomes ;
  • Mesurer et piloter la performance des services à l’aide de tableaux de bord, reporting dynamiques et d’un outil d’aide à la décision.

Phases de déploiement :

Le déploiement suit une méthodologie itérative et participative favorisant l’implication des futurs utilisateurs et une meilleure compréhension des besoins client. Un diagnostic de l’existant (organisation, processus métiers, outils, performance) est réalisé en amont afin de préconiser des axes d’amélioration, des modalités de déploiement et modes de fonctionnement cibles idoines. Des ateliers de travail permettent aussi de valider le processus fonctionnel optimal. L’accompagnement de Majikan demeure après le déploiement des outils, par le biais de formations, d’accompagnement à l’utilisation par la fourniture de support applicatif et technique.

Fonctionnement de la plateforme

Principales fonctionnalités de la solution :

Le portail Majik’Cloud intègre et centralise les données métiers et permet d’accéder aux nombreuses fonctionnalités selon le profil des utilisateurs (chargé de clientèle ou responsable de services) :

  • Planification : programmer et affecter à une équipe des missions d’interventions récurrentes ou ponctuelles (relevé, fuite, désobstruction …) ;
  • Planning : visualiser la charge de travail des agents en mode agenda, Gantt et cartographique ;
  • Patrimoine : Gérer et faire évoluer le patrimoine eau et assainissement ;
  • Indicateurs : contrôler en ligne le suivi de l’activité et des objectifs fixés par le biais d’un tableau de bord synthétique ;
  • Reporting : accéder à des rapports d’activités selon des modèles prédéterminés avec le client (interventions par commune, par équipe, par motif …);

Quant à l’application Majik’Mobile embarquée sur les smartphones des agents, celle-ci permet de dématérialiser les fiches d’interventions et bon de travaux tout en simplifiant leur travail au quotidien :

  • Planning : recevoir directement sur son mobile le détail des interventions ainsi que sa feuille de route du jour, de la semaine ou du mois pour gagner en autonomie et en anticipation ;
  • Compte-rendu : remonter instantanément depuis le terrain chaque compte rendu d’interventions en y joignant des photos du travail effectué, la signature électronique de l’usager, un compte-rendu technique de l’intervention…;
  • Demande d’intervention : signaler des dysfonctionnements nécessitant la programmation d’intervention par un manager opérationnel ou un chef d’équipe ;
  • Inventaire : référencer et localiser des sites ou équipements pour faciliter la création d’éventuelle fiche d’intervention sur ce patrimoine.

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